Печалба на хартия, недостиг на пари: какво трябва да ви показват счетоводните отчети

Една компания може да отчете печалба за месеца и въпреки това да няма достатъчно средства за следващото изплащане на заплатите. Приходите са реализирани, разходите са признати и счетоводният резултат е положителен. Парите, необходими за предстоящите плащания, обаче може да постъпят чак след няколко седмици.

Разминаването често се дължи на неплатени фактури, средства, вложени в запаси, или плащания за оборудване и погасяване на заеми. Важно е дали недостигът е временен, как ще бъде покрит и дали ще се появи отново с разрастването на бизнеса. Месечните отчети трябва да дават ясни отговори на тези въпроси.

Когато собственикът управлява бизнеса си лично, тези отговори пряко влияят върху решенията му за наемане на хора, инвестиции и условия на плащане. Независимо дали става дума за консултантска компания в София или търговска фирма във Варна, собственикът трябва да знае колко средства ще са необходими за следващата му стъпка и кога.

Каква е разликата между печалба и паричен поток

Печалбата е разликата между приходите и разходите, признати за съответния период. Паричният поток показва реалното постъпване и изразходване на пари в бизнеса. Тази разлика има значение винаги когато извършвате работата сега, а получавате плащането по-късно.

Да вземем завършен проект, за който клиентът ще плати след 60 дни. Съгласно принципа на начисляването приходът може вече да е включен в резултата за текущия месец. Екипът ви обаче очаква заплатите си в края на месеца. Докато клиентът плати, бизнесът трябва да покрие този временен недостиг.

Отчетът за паричните потоци представя движението на парите по оперативна, инвестиционна и финансова дейност. При косвения метод печалбата се коригира за непарични позиции и разминавания във времето между признаването на приходи и разходи и съответните плащания. Повече по темата има в обзора на МСС 7 „Отчет за паричните потоци“ на сайта на Фондация МСФО.

При други плащания разминаването с печалбата има друга причина. Покупката на оборудване изисква пари сега, но стойността му може да се признава като разход в продължение на години чрез амортизации. Погасяването на главница по заем намалява банковата наличност, без да е разход в отчета за приходите и разходите. Лихвите се отчитат отделно.

Къде са обвързани средствата на бизнеса

Неплатени фактури от клиенти

Вземанията от клиенти са добра отправна точка. Общият им размер показва колко пари ви дължат, а досегашните плащания на клиента и това дали фактурата е в срок, просрочена или оспорена — кога вероятно ще ги получите. Фактура за голяма сума, чийто срок за плащане още не е изтекъл, и оспорена фактура с тримесечно просрочие изискват различни допускания в прогнозата за паричните потоци.

Запаси и незавършена работа

Отстъпката за по-голяма поръчка може да намали покупната цена, но да затрудни покриването на текущите плащания. Ако купите запаси за шест месеца вместо за два, влагате средства, които може да ви потрябват за друго, преди стоките да бъдат продадени. Решението зависи от спестената сума, очакваните продажби и разходите за поддържане на допълнителните запаси. При услугите работата, която чака одобрение от клиента, може да създаде подобен недостиг: фактурирането се отлага, въпреки че разходите за изпълнението вече са направени.

Плащания, които не личат от размера на печалбата

Прегледът трябва да обхваща и ангажиментите извън текущата дейност. Покупките на оборудване, погасяването на главници по заеми и сумите, разпределени на собствениците могат да намалят паричните средства, без да намалят печалбата за текущия период със същата сума. Данъчните плащания също трябва да присъстват в прогнозата. Ако наличността по банковата сметка вече е необходима за задължения с наближаващ падеж, възможностите за нови плащания са ограничени.

Пример: печалба има, но свободни пари липсват

Нека разгледаме българска компания, която предоставя услуги със следните месечни резултати. Примерът е илюстративен и не включва ДДС, данъци, амортизации и парични потоци от финансова дейност, за да се открои ефектът от сроковете на клиентските плащания.

Компанията започва месеца с 20 000 евро парични средства и без неплатени клиентски фактури. През месеца извършва и фактурира услуги за 50 000 евро. Оперативните ѝ разходи са 35 000 евро и са платени изцяло през същия месец. Клиентите плащат 20 000 евро по новите фактури.

Компанията е реализирала печалба от 15 000 евро, но клиентите все още ѝ дължат 30 000 евро. Именно увеличението на вземанията обяснява движението на парите: от печалбата от 15 000 евро изваждаме 30 000 евро по неплатени фактури и получаваме нетен паричен отлив от 15 000 евро. Началните 20 000 евро са намалели до 5 000 евро.

Непосредственият въпрос е дали неплатените 30 000 евро ще бъдат събрани преди падежа на следващите задължения на компанията. Ако не, ръководството трябва да намери начин да покрие недостига. При бъдещи договори авансовите плащания или фактурирането на етапи могат да намалят сумата, която бизнесът трябва да финансира. Допълнителни продажби при същите условия биха могли да увеличат недостига: разходите за изпълнение нарастват, преди да постъпят свързаните с тях плащания.

Пет показателя за месечния финансов преглед

1. Марж на оперативната печалба

Оперативната печалба, разделена на приходите и умножена по 100, показва оперативния марж. Използвайте еднакъв начин на изчисление във всеки период. Ако продажбите растат, а маржът спада, установете дали причината е в цените, разходите за изпълнение или общите разходи на бизнеса. Бавното събиране на вземанията и ниските маржове могат да доведат до недостиг на пари, но изискват различни решения.

2. Паричен поток от оперативна дейност

Паричният поток от оперативна дейност показва парите, които основната дейност на компанията генерира или изразходва. Разглеждайте го отделно от получените заеми, финансирането от собственика и покупките на активи. Внесени от собственика средства могат да покрият непосредствен недостиг, без да отстранят причината за него. Повтарящите се разлики между печалбата и оперативния паричен поток заслужават особено внимание и трябва да се обяснят с разбивка на основните суми, които формират разликата.

3. Просрочени вземания

Разделете просрочените търговски вземания на общите търговски вземания и умножете по 100, като и двете суми са изчислени по един и същ начин — с ДДС или без ДДС. Ако няма вземания, показателят е неприложим. Разглеждайте процента заедно със просрочените суми и справка за вземанията, групирани според падежа и продължителността на просрочието. За всяка просрочена фактура за съществена сума трябва да е ясно кой отговаря за събирането ѝ, какво ще предприеме и кога реалистично се очаква плащането. Самото отбелязване, че сте се свързали с клиента, не е достатъчно основание да включите очаквано плащане в прогнозата.

4. Средства, ангажирани в оперативния цикъл

Търговските вземания плюс запасите минус търговските задължения са отправна точка за изчисляване на оборотния капитал, необходим за текущата дейност. Увеличението обикновено означава, че повече средства са ангажирани в текущата дейност, но трябва да се вземат предвид и отписванията, както и други промени, които не са свързани с парични плащания. При бизнеса с услуги трябва да се вземат предвид и извършената, но още нефактурирана работа, както и получените аванси от клиенти. Винаги проверявайте причината за промяната: намаление, постигнато чрез просрочване на плащания към доставчици, не е устойчив начин за освобождаване на средства.

5. Най-ниската прогнозна парична наличност

Прогноза за следващите 13 седмици с разбивка по седмици показва кога може да възникне недостиг на средства. Използвайте реалистични дати за събиране на вземанията и включете очакваните плащания за заплати, доставчици, данъци, обслужване на дълга и планирани инвестиции. Сравнете най-ниската прогнозна наличност с минималния паричен резерв, от който бизнесът се нуждае. След това проверете какво би станало при забавяне на най-голямото очаквано плащане от клиент. Недостигът при този сценарий може да е основание да промените условията на плащане или да осигурите финансиране, преди недостигът да се превърне в спешен проблем. Преглеждайте прогнозата всеки месец, а при затруднения с плащанията я актуализирайте ежеседмично.

Какви решения трябва да подпомагат месечните отчети

Месечните управленски отчети трябва да включват отчет за приходите и разходите, баланс, обяснение на промените в паричните средства, справка за вземанията по падеж и просрочие и краткосрочна прогноза за паричните потоци. Счетоводните данни за банковите сметки трябва да са сверени с банковите извлечения, а съществените разходи — признати в правилния период. Уговорете срок за изготвяне на отчетите, така че да разполагате с време да предприемете необходимите действия.

Прегледът трябва да води до конкретни решения. Може ли планирана покупка да се осъществи, без да разчитате на несигурно плащане от клиент? Изисква ли нов договор авансово плащане? Ще можете ли да покривате разходите за новия служител, ако събирането на вземанията се забави? Тези въпроси изясняват на какви допускания се основава решението, преди компанията да поеме ангажимент.

Според мен именно тук финансовото консултиране доказва стойността си редом със счетоводството: като проверява дали едно привлекателно от търговска гледна точка решение може да бъде финансирано при реалистични условия. Ползата идва от правилното тълкуване на данните и последващите действия.

При следващия месечен преглед поискайте ясно обяснение как се е променила паричната наличност от началото до края на периода. Когато разликата се дължи на неплатени суми от клиенти, уточнете кога очаквате да ги получите и кои задължения трябва да платите преди това. Именно тази информация е необходима на собственика, за да реши дали да действа, да отложи или да осигури финансиране.